Une société spécialisée dans les fournitures de bureau automatise sa paperasse
Ce cas d’usage explique comment l’intégration de l’IA peut transformer les processus internes d’une entreprise (qu’elle que soit sa taille), en améliorant l’efficacité opérationnelle et en libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Exemple d’une société spécialisée dans la distribution de fournitures de bureau
Cette entreprise de taille moyenne gérait chaque jour des centaines de documents administratifs — factures, bons de commande, notes de frais — dans un flux constant d’échanges avec ses fournisseurs et ses clients. Jusqu’alors, une partie importante du temps des collaborateurs était absorbée par la saisie manuelle, la vérification et l’archivage de ces documents.
Au-delà de la perte de productivité, cette tâche répétitive générait une réelle frustration : sentiment d’être cantonné à des activités sans valeur ajoutée, erreurs humaines sources de tensions avec les fournisseurs, et peu d’espace pour se concentrer sur des missions plus stratégiques ou relationnelles.
La solution mise en œuvre
Pour transformer cette situation, l’entreprise a lancé un projet d’automatisation intelligente des processus, combinant plusieurs briques d’intelligence artificielle :
Reconnaissance optique de caractères (OCR) : numérisation et extraction automatique des données à partir de documents papier ou PDF.
Apprentissage automatique (Machine Learning) : classification automatique des documents selon leur type (facture, bon de commande, note de frais) et extraction des champs clés (montant, date, fournisseur).
Automatisation robotique (RPA) : intégration directe des informations dans le système de gestion (ERP) et validation des écritures comptables sans intervention humaine.
Mais c’est l’IA générative qui a apporté la touche finale : elle a été mobilisée pour analyser les cas ambigus, formuler des recommandations de correction et rédiger automatiquement les messages d’alerte ou de validation destinés aux équipes comptables. Par exemple, lorsqu’une facture ne correspondait pas au bon de commande, le système proposait une explication rédigée en langage naturel et suggérait la marche à suivre.
Résultats et impacts humains
Les résultats ont dépassé les attentes :
70 % de réduction du temps consacré à la gestion administrative, permettant de réallouer ce temps à la relation client et à l’analyse financière.
Baisse significative des erreurs de saisie et donc des litiges avec les fournisseurs.
Amélioration de la traçabilité et accès instantané à l’historique documentaire.
Mais au-delà des chiffres, le changement a été humainement marquant. Les collaborateurs ont redécouvert un sentiment d’utilité et de confiance. L’IA ne remplaçait pas leur jugement, elle les soulageait des tâches mécaniques pour leur redonner le temps d’agir comme des partenaires de la performance.
L’entreprise a également mis en place des sessions de formation pour aider les équipes à comprendre et piloter ces nouveaux outils, favorisant l’adhésion et l’autonomie.